{"id":4036,"date":"2013-12-01T13:46:58","date_gmt":"2013-12-01T11:46:58","guid":{"rendered":"http:\/\/www.centigrade.de\/blog\/en\/?p=4036"},"modified":"2019-03-01T08:46:41","modified_gmt":"2019-03-01T07:46:41","slug":"es-wird-zeit-e-mail-software-umzugestalten","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/blog\/es-wird-zeit-e-mail-software-umzugestalten\/","title":{"rendered":"Es wird Zeit E-Mail Software umzugestalten"},"content":{"rendered":"<p>In letzter Zeit sind einige neue E-Mail Programme erschienen. <a title=\"Unibox\" href=\"http:\/\/www.uniboxapp.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Unibox<\/a>, <a title=\"Airmail\" href=\"http:\/\/airmailapp.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Airmail<\/a>, <a title=\"Mail Pilot\" href=\"http:\/\/www.mailpilot.co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Mail Pilot<\/a> und andere bieten \u00fcberzeugendes visuelles Design, erh\u00f6hten &#8222;Joy Of Use&#8220; und spannende Interaktionskonzepte.<br \/>\nAm vielversprechendsten finde ich dabei den personenzentrierten Ansatz von Unibox. Als Sortierungsprinzip werden Ordnerhierarchien durch eine Struktur ersetzt, die sich an den eigenen Kontakten (Freunde, Arbeitskollegen, etc.) orientiert, was dazu f\u00fchrt, dass E-Mails schneller gefunden werden k\u00f6nnen. Auch vergisst man dadurch fast, dass es sich um E-Mails handelt \u2013 es f\u00fchlt sich vielmehr wie eine Konversation zwischen zwei Personen an. Ich frage mich, warum nicht schon fr\u00fcher jemand auf dieses Konzept gekommen ist.<\/p>\n<p>Die Redesigns haben mich dazu inspiriert, E-Mail Clients genauer zu betrachten und eigene Konzepte vorzustellen.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<h3>Das Problem mit E-Mail<\/h3>\n<p>Es ist erstaunlich, dass sich seit den Anfangszeiten des E-Mail Versands kaum etwas ge\u00e4ndert hat. Immer noch ist das Arbeiten mit E-Mail Software langweilig und zeitraubend. Das f\u00e4llt besonders im Business-Bereich ins Gewicht, weil hier der Umgang mit E-Mail ein t\u00e4glicher Bestandteil ist.<\/p>\n<p>Hier nur einige der Probleme, die dem Leser auch aus eigener Erfahrung vertraut sein d\u00fcrften:<\/p>\n<ul>\n<li>Oft wei\u00df man nicht, ob eine Antwort n\u00f6tig ist oder man hat keine Lust zu antworten. Dies h\u00e4ngt damit zusammen, wie eine Mail geschrieben ist. Ung\u00fcnstig ist es unter anderem, wenn eine Mail zu un\u00fcbersichtlich ist, zu viele Kommunikationsziele enth\u00e4lt, oder Fragen zu unpr\u00e4zise formuliert sind.<\/li>\n<li><a href=\"http:\/\/ehstoday.com\/safety\/think-checking-your-email-often-will-increase-productivity-think-again\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Benachrichtigungen \u00fcber eingehende Mails lenken mich oft von der Arbeit ab<\/a><sup>1<\/sup>. Es ist aber keine Option, die Benachrichtigungen auszuschalten, da ich keine Mails verpassen m\u00f6chte, die wichtig sind und eine schnelle Antwort erfordern.<\/li>\n<li>Alle Mails im Postfach schauen gleichbedeutend aus, obwohl dem nicht so ist: Mails die unwichtig sind, deren Inhalt nicht mehr aktuell ist oder auf die keine Antwort erforderlich ist, sehen genauso aus wie sehr relevante Mails. Besonders drastisch wird dieses Problem, wenn das Postfach von vielen neuen Mails &#8222;\u00fcberflutet&#8220; wird. Dann \u00fcbersieht man evtl. eine wichtige Mail, weil sie zwischen vielen unwichtigen Mails liegt.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Problemauflistung diente als Basis, um zielgerichtet nach Plugins und positiven Ans\u00e4tzen in anderen Softwareprodukten zu recherchieren. Im Folgenden werden die &#8222;L\u00f6sungsbausteine&#8220; mit eigenen Ideen erg\u00e4nzt und zu einem Grobkonzept zusammengesetzt, um anhand von Wireframes zu zeigen, wie ein optimierter Umgang mit E-Mail aussehen k\u00f6nnte. Hierzu wird anhand eines Szenarios gezeigt, wie durch die Gestaltung eines E-Mail Programmes einerseits technische Hilfestellungen gegeben werden k\u00f6nnen, andererseits aber auch das Verhalten des Anwenders in eine Richtung unterst\u00fctzt werden kann, die ein effizienteres E-Mail-Handling erm\u00f6glicht.<\/p>\n<h3>Ein L\u00f6sungsansatz<\/h3>\n<h4>E-Mails empfangen<\/h4>\n<h5>Benachrichtigungen auf individuelle Bed\u00fcrfnisse anpassen<\/h5>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/Wireframes-Variante4-Illustrator-10-SmallNeu1.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4578\" title=\"Wireframes-Variante4-Illustrator-10-SmallNeu\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/Wireframes-Variante4-Illustrator-10-SmallNeu1.png\" alt=\"\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/Wireframes-Variante4-Illustrator-10-SmallNeu1.png 420w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/Wireframes-Variante4-Illustrator-10-SmallNeu1-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Andreas m\u00f6chte nicht st\u00e4ndig von eingehenden Mails abgelenkt werden. Deshalb hat er eingestellt, dass er dreimal am Tag eine \u00dcbersicht der neuen Mails erhalten m\u00f6chte, unter anderem um 13 Uhr, wenn er aus der Mittagspause kommt. Das bedeutet, dass er nicht bei jeder einzelnen eingehenden Mail benachrichtigt wird.<\/p>\n<p>Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel: wenn die Software erkennt, dass eine Mail die h\u00f6chste Relevanzstufe hat, dann wird diese &#8222;durchgelassen&#8220; und Andreas bekommt sofort einen Hinweis, wenn diese eingeht.<\/p>\n<\/div>\n<h5>Sehen was relevant ist<\/h5>\n<p>Andreas schaut in der \u00dcbersicht nach, auf welche neu eingegangenen Mails er als Erstes antworten sollte. Dabei hilft ihm, dass die Relevanz jeder Mail farblich gekennzeichnet ist. Um farbfehlsichtige Personen zu ber\u00fccksichtigen, wird die Relevanz zus\u00e4tzlich durch die Anzahl von Punkten kommuniziert. Durch diese duale Codierung wird die Usability verbessert.<\/p>\n<p>Mails werden entsprechend der Relevanz vom System sortiert. Die Relevanz kann durch Automatismen der Software kombiniert mit individuellen Einstellungen des Nutzers ermittelt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>Der Absender kann angeben, bis wann der Empf\u00e4nger idealerweise antworten sollte. Auf dieses Konzept werde ich sp\u00e4ter noch eingehen. Die Dringlichkeit einer Antwort wirkt sich dementsprechend auch auf die Relevanz aus. Wenn der Empf\u00e4nger So ist es denkbar, dass eine Mail wieder im Posteingang nach oben rutscht, wenn der Empf\u00e4nger zum Beispiel eine Woche lang nicht darauf geantwortet hat.<\/li>\n<li>Der Anwender kann durch Klick auf den Stern im Profilbild einer Person diese als Favorit markieren. Mails von Favoriten werden daraufhin in der Relevanz h\u00f6her eingeordnet.<\/li>\n<li>Automatische Texterkennung: h\u00f6here Relevanz wenn der eigene Name erw\u00e4hnt wird (das kann hilfreich bei E-Mail-Konversationen mit vielen Projektbeteiligten sein); bestimmte Schl\u00fcsselw\u00f6rter werden erkannt, die auf eine hohe Relevanz schlie\u00dfen lassen (zum Beispiel: &#8222;wichtig&#8220;, &#8222;schnell&#8220; etc.).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es liegt also ma\u00dfgeblich in der Hand des Empf\u00e4ngers, als wie relevant eine Mail eingestuft wird. Dies ist ein Unterschied zum bisherigen stark sender-getriebenen Ansatz, bei dem der Absender die Priorit\u00e4t einer Mail einstellen kann.<\/p>\n<h4>E-Mails lesen, bearbeiten und versenden<\/h4>\n<h5>\u00dcberblick durch inhaltliche Gruppierungen behalten<\/h5>\n<div>\n<div style=\"width: 180px; float: left;\">Ein l\u00e4ngerer Mail-Verlauf zu einem Betreff, an dem mehrere Personen beteiligt sind, wird automatisch im Posteingang zu einem Stapel zusammengefasst. Dadurch sind die Mails nicht wild im Posteingang verteilt und die \u00dcbersichtlichkeit erh\u00f6ht sich.<\/div>\n<div style=\"float: right; margin-top: -3px;\"><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/01.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4074\" title=\"\u00dcberblick durch inhaltliche Gruppierungen behalten\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/01.png\" alt=\"\u00dcberblick durch inhaltliche Gruppierungen behalten\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/01.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/01-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/div>\n<div style=\"clear: both;\"><\/div>\n<\/div>\n<div style=\"background-color: #ff000;\">\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/02.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4075\" title=\"Stapel ausklappen\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/02.png\" alt=\"Stapel ausklappen\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/02.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/02-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Andreas klappt den Stapel auf, um auf einen Blick zu sehen, welche Personen an der Konversation beteiligt sind.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<h5 style=\"clear: both;\">Texte gut lesen k\u00f6nnen<\/h5>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/03.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4076\" title=\"Umfangreiche Konversationen zusammenfassen\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/03.png\" alt=\"Umfangreiche Konversationen zusammenfassen\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/03.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/03-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Als n\u00e4chstes m\u00f6chte er sich die Konversation durchlesen. Damit er sich besser darauf konzentrieren kann, hat er die Darstellung der eingegangenen Mails ausgeblendet.<\/p>\n<\/div>\n<p>Obwohl nun mehr Platz in der Breite vorhanden ist, nimmt der Text nicht die volle Breite an, damit sich die Lesbarkeit nicht verschlechtert. Auch andere Grundregeln der Typographie werden ber\u00fccksichtigt, wie etwa ein Zeilenabstand von mindestens 140% der Textgr\u00f6\u00dfe und eine Schriftgr\u00f6\u00dfe von 16pt. Dadurch ist eine gute Lesbarkeit gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n<h5>Inhalt schnell erfassen k\u00f6nnen<\/h5>\n<p>Andreas kann die Konversation auf Makroebene \u00fcberfliegen, da die Software wichtige Schl\u00fcsselbegriffe erkannt und markiert hat. Andreas hat im Voraus eigene Schl\u00fcsselbegriffe definiert, um auf einen Blick Ziele, Warnungen und Fragen im Text erkennen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Andreas erf\u00e4hrt, dass das Thema &#8222;Vorbereitung eines Usability Tests&#8220; stark diskutiert wird und er zur Kl\u00e4rung der Diskussion die Hilfe von Kai ben\u00f6tigt.<\/p>\n<h5>Umfangreiche Konversationen zusammenfassen<\/h5>\n<p>Andreas wei\u00df, dass Kai oft unter Zeitdruck steht, und daher nicht viel Zeit hat, sich die lange Diskussion durchzulesen. Weil Andreas schnell eine Antwort ben\u00f6tigt, m\u00f6chte er Kai die Antwort erleichtern. Hierzu wechselt er in den &#8222;Zusammenfassen-Modus&#8220;.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/04.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4077\" title=\"Zusammenfassung erstellen\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/04.png\" alt=\"Zusammenfassung erstellen\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/04.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/04-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Andreas m\u00f6chte eine Entscheidung herbeif\u00fchren, und hat daher die entsprechende Vorlage ausgew\u00e4hlt. Dadurch stehen ihm die Textfelder &#8222;Festlegungen&#8220; und &#8222;Offene Punkte&#8220; zur Verf\u00fcgung. Nun kann er Festlegungen in der Konversation heraussuchen, diese markieren und in das Textfeld hineinziehen. Auch den offenen Punkt, bei dem er die Hilfe von Kai ben\u00f6tigt, markiert er im Text. Er best\u00e4tigt die Zusammenfassung durch einen Klick auf &#8222;\u00dcbernehmen&#8220;.<\/p>\n<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/05.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4078\" title=\"Fertige Zusammenfassung\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/05.png\" alt=\"Fertige Zusammenfassung\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/05.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/05-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Die Software stellt nun die fertige Zusammenfassung in den Vordergrund. Diese ist ab sofort standardm\u00e4\u00dfig ge\u00f6ffnet, wohingegen die komplette Konversation eingeklappt ist. Dadurch wird sp\u00e4ter der Empf\u00e4nger gleich auf die Zusammenfassung hingewiesen und ist im Idealfall nicht mehr gezwungen sich die komplette E-Mail durchzulesen.<\/p>\n<\/div>\n<p>Andreas m\u00f6chte als N\u00e4chstes die Konversation an Kai weiterleiten.<\/p>\n<h5>\u00dcberzeugend schreiben<\/h5>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/06.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4079\" title=\"\u00dcberzeugend schreiben\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/06.png\" alt=\"\u00dcberzeugend schreiben\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/06.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/06-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Beim Verfassen der Mail an Kai erh\u00e4lt Andreas eine Hilfestellung: ihm steht eine Vorlage zur Verf\u00fcgung, die ihm Empfehlungen gibt und bei einer sinnvollen Gliederung hilft. Dadurch konzentriert er sich auf ein Kommunikationsziel und erstellt im letzten Absatz eine Handlungsaufforderung an Kai, damit dieser genau wei\u00df, auf was er reagieren soll. Die Vorlage basiert auf den <a href=\"http:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Robert_Cialdini#6_key_principles_of_influence_by_Robert_Cialdini\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Grundlagen des Persuasive Design<\/a><sup>2<\/sup> , das auch <a href=\"http:\/\/www.problogger.net\/archives\/2012\/12\/09\/how-to-write-emails-that-get-an-immediate-response\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Empfehlungen f\u00fcr das Verfassen von Mails bereit stellt<\/a><sup>3<\/sup><\/p>\n<\/div>\n<p>Das Layout ist in der Form aufgebaut, dass der Verfasser neben seinem eigenen Text die E-Mail als Referenz hat. Bei Bedarf kann er sich also bestimmte Textstellen nochmal durchlesen und sich darauf in seinem Text beziehen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/07.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4080\" title=\"Hinweis\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/07.png\" alt=\"Hinweis\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/07.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/07-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Beim Formulieren des Kommunikationsziels schreibt Andreas zu viel und bekommt daher den Hinweis, dass dies die Wahrscheinlichkeit einer Antwort verringert. Er kann aber trotz des Hinweises noch weiter schreiben und der Text blasst nur so weit aus, dass er noch lesbar ist.<\/p>\n<div style=\"clear: both;\"><\/div>\n<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/08.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4081\" title=\"Toolbox\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/08.png\" alt=\"Toolbox\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/08.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/08-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Um die Handlungsaufforderung m\u00f6glichst attraktiv zu machen, \u00f6ffnet Andreas die Toolbox.<\/p>\n<\/div>\n<p>In der Toolbox sind Tools erhalten, mit denen Informationen verst\u00e4ndlicher dargestellt werden k\u00f6nnen und der Aufwand einer Antwort f\u00fcr den Empf\u00e4nger reduziert werden kann. Das soll dabei helfen, die Textmenge zu reduzieren und den Inhalt schneller erfassen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<div>\n<p>Da Andreas eine Entscheidung herbeif\u00fchren m\u00f6chte, zieht er das Tool &#8222;Entscheidung&#8220; in das Textfeld hinein.<\/p>\n<div style=\"clear: both;\"><\/div>\n<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/09.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4082\" title=\"Auswahlm\u00f6glichkeiten eingeben\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/09.png\" alt=\"Auswahlm\u00f6glichkeiten eingeben\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/09.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/09-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Jetzt benennt Andreas die Optionen, zwischen denen sich Kai sp\u00e4ter entscheiden kann.<\/p>\n<div style=\"clear: both;\"><\/div>\n<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/10.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4083\" title=\"Antwortwunsch\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/10.png\" alt=\"Antwortwunsch\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/10.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/10-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Andreas stellt als letztes noch ein, wie dringend er eine Antwort von Kai ben\u00f6tigt. Damit ist er fertig und kann seine Mail an Kai abschicken.<\/p>\n<\/div>\n<h4 style=\"clear: both;\">E-Mail beantworten<\/h4>\n<h5>Mit wenig Aufwand antworten<\/h5>\n<p><a href=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/11.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright size-full wp-image-4084\" title=\"Checkbox anklicken\" src=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/11.png\" alt=\"Checkbox anklicken\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/11.png 1024w, https:\/\/www.centigrade.de\/wordpress\/wp-content\/uploads\/11-300x225.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/a><\/p>\n<div style=\"margin-top: -13px;\">\n<p>Kai ruft seine E-Mails ab.<\/p>\n<\/div>\n<p>Nachdem Kai die Mail von Andreas ausgew\u00e4hlt hat, sieht er sofort die Zusammenfassung der Thematik, eine Vorschau von Andreas` Nachricht und dass er zwischen zwei Optionen w\u00e4hlen kann. Auch ist f\u00fcr Kai sichtbar, bis wann er Zeit hat auf die Mail zu antworten.<\/p>\n<p>Kai reicht die Zusammenfassung aus, um sich f\u00fcr eine Option entscheiden zu k\u00f6nnen und daher klickt er gleich &#8222;Vor-Ort&#8220; an. Er schickt die Antwort an Andreas.<\/p>\n<p>Hiermit ist mein beispielhaftes Szenario abgeschlossen. Wie im Szenario zu sehen war, ist es m\u00f6glich die t\u00e4gliche Arbeit mit E-Mail, durch technische Hilfestellungen und das Steuern des Anwenderverhaltens, zu vereinfachen.<br \/>\nIch w\u00fcrde mir w\u00fcnschen in zuk\u00fcnftigen E-Mail Redesigns meine L\u00f6sungsans\u00e4tze wiederfinden zu k\u00f6nnen. Welche L\u00f6sungen bereits existieren, m\u00f6chte ich nachfolgend erl\u00e4utern:<\/p>\n<h3>Inspirationsquellen<\/h3>\n<p>Im Artikel wurde einige Ans\u00e4tze aufgezeigt, wie E-Mail effizienter gehandhabt werden kann. Auch wenn es aktuell kein E-Mail Programm gibt, in dem alle diese Ans\u00e4tze integriert wurden, so gibt es doch verschiedene Plugins, die auch aktuell schon genutzt werden k\u00f6nnen, um das eigene Arbeiten mit E-Mail leichter und angenehmer zu machen. Zus\u00e4tzlich gibt es teilweise vielversprechende L\u00f6sungen in Redesigns von E-Mail-Software und bei anderen Softwareprodukten. Im Folgenden m\u00f6chte ich einen \u00dcberblick dar\u00fcber geben:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul><!-- Anfang der Aufz\u00e4hlung --><\/p>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>\u00dcbersicht von Benachrichtigungen<\/strong><br \/>\nGrowl zeigt einen <a href=\"http:\/\/growl.info\/screenshots\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;Rollup&#8220;<\/a> an. Dabei handelt es sich um eine \u00dcbersicht aller Benachrichtigungen, die w\u00e4hrend der eigenen Abwesenheit eingegangen sind.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Benachrichtigung findet nur bei hoher Relevanz statt<\/strong><br \/>\nIn der Mitteilungszentrale des iPhone 5 kann eingestellt werden, dass nur Anrufe von Favoriten &#8222;durchgelassen&#8220; werden, wenn der Modus auf &#8222;Nicht st\u00f6ren&#8220; gestellt ist: dies wird auf <a href=\"http:\/\/www.apple.com\/de\/iphone\/iphone-5\/tips\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/www.apple.com\/de\/iphone\/iphone-5\/tips<\/a> bei der \u00dcberschrift &#8222;Bitte nicht st\u00f6ren.&#8220; genauer beschrieben.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Sortierung nach Relevanz<\/strong><br \/>\nE-Mails von guten Kontakten wandern nach oben: <a href=\"http:\/\/inky.com\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/inky.com<\/a><br \/>\nIn <a href=\"http:\/\/www.mozilla.org\/de\/thunderbird\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Thunderbird<\/a> kann der Nutzer wichtige Mails mit einem Stern kennzeichnen und nach dieser Kennzeichnung sortieren, so dass die markierten Mails oben stehen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Sortierung nach Beantwortungsstatus<\/strong><br \/>\nIn <a href=\"http:\/\/www.boomeranggmail.com\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;Boomerang f\u00fcr Gmail&#8220;<\/a> werden gesendete E-Mails, auf die man keine Antwort erh\u00e4lt, zum Posteingang geschickt, damit der Nutzer daran erinnert wird dass eine Antwort noch aussteht.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Relevanz einer Mail erh\u00f6hen<\/strong><br \/>\nIn <a href=\"http:\/\/www.mozilla.org\/de\/thunderbird\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Thunderbird <\/a> kann beim Verfassen einer Mail als Option deren Priorit\u00e4t eingestellt werden. Die Skala bewegt sich von &#8222;Sehr hoch&#8220; bis &#8222;Sehr niedrig&#8220;. F\u00fcr den Empf\u00e4nger ist die Priorit\u00e4t einsehbar.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Anlegen von Favoriten<\/strong><br \/>\nIn <a href=\"https:\/\/support.skype.com\/de\/faq\/FA12049\/wie-fuge-ich-kontakte-zu-meiner-favoritenliste-hinzu\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Skype<\/a> und in der <a href=\"http:\/\/www.apple.com\/de\/iphone\/built-in-apps\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">iPhone Kontakte-App<\/a> k\u00f6nnen Kontakte zu Favoriten hinzugef\u00fcgt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>\u00dcberblick durch inhaltliche Gruppierungen behalten<\/strong><br \/>\nEs gibt ein Plugin f\u00fcr Thunderbird, das alle Einzelnachrichten zum selben Betreff gruppiert, weil sie inhaltlich zusammenh\u00e4ngen. Dies funktioniert sogar ordner\u00fcbergreifend: <a href=\"http:\/\/t3n.de\/news\/thunderbird-conversations-mehr-ubersicht-mails-319071\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/t3n.de\/news\/thunderbird-conversations-mehr-ubersicht-mails-319071\/<\/a> und <a href=\"https:\/\/addons.mozilla.org\/de\/thunderbird\/addon\/gmail-conversation-view\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/addons.mozilla.org\/de\/thunderbird\/addon\/gmail-conversation-view\/<\/a>.<br \/>\nApple Mail stellt die beschriebene Funktionalit\u00e4t ebenfalls zur Verf\u00fcgung.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Zeilenl\u00e4nge gem\u00e4\u00df den Grundlagen der Typographie<\/strong><br \/>\nIn Outlook 2000 \/ 2003 kann der Nutzer die Zeilenl\u00e4nge selbst definieren.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Automatisches erkennen und markieren von Schl\u00fcsselbegriffen<\/strong><br \/>\nIn den Benachrichtigungseinstellungen von Skype ist es m\u00f6glich Stichworte festzulegen. Nur wenn in einer Konversation eines der Stichworte f\u00e4llt, erh\u00e4lt man eine Benachrichtigung und das entsprechende Stichwort wird markiert: dies wird auf <a href=\"https:\/\/support.skype.com\/de\/faq\/FA10808\/senden-von-sofortnachrichten-mac\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/support.skype.com\/de\/faq\/FA10808\/senden-von-sofortnachrichten-mac<\/a> bei der \u00dcberschrift &#8222;So \u00e4ndern Sie die Benachrichtigungen f\u00fcr einzelne Chats oder Kontakte:&#8220; genauer beschrieben.<br \/>\nIn Thunderbird kann ein <a href=\"http:\/\/www.thunderbird-mail.de\/wiki\/Virtuelle_Ordner_einrichten\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;virtueller Ordner&#8220;<\/a> angelegt werden, in dem alle E-Mails landen, die einen Begriff enthalten, der vom Nutzer definiert wurde. Das Pendant hierzu hei\u00dft in Apple Mail <a href=\"https:\/\/support.apple.com\/de-de\/guide\/mail\/mlhlp1190\/mac\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;intelligentes Postfach&#8220;.<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Automatische Zusammenfassung eines Textes<\/strong><br \/>\nIn Word gab es die Funktion <a href=\"https:\/\/support.office.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;Auto Zusammenfassung&#8220;.<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Hilfestellung beim Verfassen eines Textes<\/strong><br \/>\nIn Word besteht die M\u00f6glichkeit, eine <a href=\"http:\/\/office.microsoft.com\/de-de\/templates\/informationen-zu-vorlagen-in-office-2010-HA101976901.aspx?CTT=1#_Toc274693994\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Vorlage<\/a> auszuw\u00e4hlen. Zur Auswahl stehen beispielsweise Vorlagen f\u00fcr Lebensl\u00e4ufe und Protokolle.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><!-- Anfang Stichpunkt --><strong>Hinweis um Nutzer in richtige Richtung zu leiten<\/strong><br \/>\nIn Thunderbird wird der Nutzer daran <a href=\"http:\/\/uxzentrisch.de\/kontextuelle-hilfe-warum-mag-ich-thunderbird-und-hasse-clippy\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">erinnert<\/a>, wenn er einen Anhang vergessen hat. Thunderbird erkennt dies an Schl\u00fcsselw\u00f6rtern, die im Text erw\u00e4hnt werden, wie etwa &#8222;anbei&#8220;, &#8222;angeh\u00e4ngt&#8220; etc. Der Hinweis ist nicht zu aufdringlich und hindert den Nutzer nicht beim Verfassen eines Textes.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- Ende Stichpunkt --><\/p>\n<p><!-- Ende der Aufz\u00e4hlung --><\/p>\n<h3>Sources<\/h3>\n<ul>\n<li><sup>1<\/sup>Walter, Laura; Think Checking Your Email Often Will Increase Productivity? Think Again; <a href=\"http:\/\/ehstoday.com\/safety\/think-checking-your-email-often-will-increase-productivity-think-again\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/ehstoday.com\/safety\/think-checking-your-email-often-will-increase-productivity-think-again<\/a>; Aktualisierungsdatum: 25.02.2013; Zugriffsdatum: 08.07.2013)<\/li>\n<li><sup>2<\/sup>Wikipedia, 6 key principles of influence by Robert Cialdini, <a href=\"http:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Robert_Cialdini#6_key_principles_of_influence_by_Robert_Cialdini\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Robert_Cialdini#6_key_principles_of_influence_by_Robert_Cialdini<\/a>, Aktualisierungsdatum: 12.05.2013; Zugriffsdatum: 08.07.2013<\/li>\n<li><sup>3<\/sup>Guest Blogger; How to Write Emails that Get an Immediate Response; <a href=\"http:\/\/www.problogger.net\/archives\/2012\/12\/09\/how-to-write-emails-that-get-an-immediate-response\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/www.problogger.net\/archives\/2012\/12\/09\/how-to-write-emails-that-get-an-immediate-response\/;<\/a> Aktualisierungsdatum: 09.12.2012; Zugriffsdatum: 08.07.2013.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-size: xx-small;\">All trademarks and product names used on this website are the properties of their respective owners and are used solely for descriptive purposes.<\/span><\/p>\n","protected":false},"author":32,"featured_media":0,"template":"","tags":[114,74,268],"class_list":["post-4036","blog","type-blog","status-publish","hentry","tag-interaktionsdesign","tag-usability-de","tag-usability-evaluation-2"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/blog\/4036","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/blog"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/blog"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/32"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/blog\/4036\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4036"}],"wp:term":[{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.centigrade.de\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4036"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}