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„Wir brauchen Ribbons“ – Pro und Kontra

Tobias Gölzer
28. Juni 2013

„Wir brauchen Ribbons“ ist das neue „Machen Sie es wie das iPhone“. Seit Microsoft mit Office 2007 das Microsoft Office Fluent User Interface und damit auch das Menüband einführte, fällt dieser Satz häufig in Gesprächen mit Neukunden. Die Begründungen dieser Anforderung reichen von „Microsoft wird sich schon etwas dabei gedacht haben“ bis hin zu „Unsere Kunden sind Office gewöhnt“. Ribbons scheinen als Wundermittel gegen eine schlechte Usability wahrgenommen zu werden. Doch bei Weitem nicht jedes Interface profitiert von einem Einsatz der Multifunktionsleisten.

„Ribbons“ – Was ist das überhaupt?

„Ribbons“, im Deutschen auch „Multifunktionsleisten“,  sind ein von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführtes Konzept, welches Menüs und Toolbars zu einem einzigen Menüband am oberen Programmrand verschmilzt. Ziel dieser Verschmelzung ist es, die benötigten Befehle für den Nutzer einfacher auffindbar zu machen. Hierzu sind diese in logische Gruppen unterteilt, welche unter verschiedenen Registerkarten angeordnet sind. Die Registerkarten bilden hierbei Aktivitäten des Nutzers ab (z.B. das Erstellen von Tabellen, Diagrammen oder das Bearbeiten des Dokumentlayouts in Word). Zusätzlich existiert ein „Start“ Tab, welcher die wichtigsten Funktionen des Programmes beinhaltet. Zur schnelleren Orientierung sind die Elemente, die vom Softwarehersteller als besonders häufig benötigt eingeschätzt werden, größer als seltener benötigte Aktionen dargestellt. Zusätzlich werden einige, sporadisch genutzte Registerkarten  nur bei Bedarf angezeigt, um die Komplexität des Ribbons zu minimieren. Die Karte „Bildtools“ in Microsoft Word wird beispielsweise nur eingeblendet, wenn ein Bild per Mausklick selektiert wurde.

Pro Ribbons – Wann sie helfen

Ribbons bieten einem unerfahrenen Nutzer die Möglichkeit, die gesuchte Funktionalität schnell und effizient zu erreichen. Durch die Gruppierung in Aktivitätsbereiche, die Gruppierung der Funktionen innerhalb der Registerkarten und die Gewichtung der Aktionen durch die Größe der Darstellung, wird der Nutzer dabei unterstützt, zur gewünschten Funktionalität zu navigieren. Durch icongestützte Visualisierung der Aktionen und Vorschaugalerien innerhalb des Ribbons können Funktionen besser erfasst werden, ohne das richtige Kommando per „trial and error“ zu finden. (Im weiteren Verlauf des Artikels wird jedoch gezeigt, dass sich dieser Vorteil bei erfahrenen Benutzern auch zum Nachteil wandeln kann.)

Ribbons funktionieren am Besten, wenn sich alle Kommandos des Programmes auf das komplette Anwendungsfenster beziehen und durch die Fülle an Kommandos eine Sortierung in Tabs sinnvoll erscheint.  Durch die Komprimierung aller Aktionen auf eine Aktionsleiste muss der Nutzer nur noch an einer Stelle nach der benötigten Funktion suchen. Aber Achtung: Existieren Kommandos, welche sich nur auf einen gewissen Screenbereich beziehen,  kann dieser Vorteil schnell zu einem Nachteil werden!

Contra Ribbons – Wann man sie besser nicht verwendet

Existieren mehrere Arbeitsbereiche in einem Anwendungsfenster (beispielsweise zum parallelen Bearbeiten von mehreren, ähnlichen Aufgaben), ist von einer Ribbon-Lösung abzusehen. Da unklar ist, auf welchen Bildschirmbereich sich der Nutzer gerade konzentriert, sind die Ribbon-Symbole eventuell nicht eindeutig einem Kontext zuzuordnen und im schlechtesten Falle auch weit vom aktuellen Arbeitsbereich entfernt. Abhilfe schafft hier das altbekannte Prinzip lokaler Toolbars. Ribbons richten sich, wie bereits am Anfang des vorherigen Abschnitts ausgeführt, an unerfahrene Nutzer. Durch die Umstrukturierung der Menüs in Aktionsbereiche, wurde mit der seit Langem etablierten, bekannten Menüstruktur gebrochen. Erfahrene Anwender finden sich in der Menge der Icons und Tabs nicht mehr zurecht und müssen oft lange Wege in Kauf nehmen, um zu den gewünschten Funktionen zu gelangen. Apropos „gewünscht“ – woher weiß der Hersteller der Software, welche Funktionen besonders häufig gebraucht werden, damit er diese in den Vordergrund rücken kann? Schnell wird klar: Ribbons sind auf eine bestimmte Personengruppe in einem bestimmten Anwendungsfall gemünzt und ihr Nutzen für die Usability eines konkretes Interfaces steht und fällt mit dem Grad der Übereinstimmung zwischen den theoretischen Annahmen des Herstellers und den tatsächlichen Arbeitsweisen und Anforderungen der Anwender in der Praxis. Weicht jedoch die Arbeitsweise des Nutzers vom erwarteten Vorgehen ab, kann die Anordnung des Ribbons mehr Umstände bereiten als Nutzen bringen. Profitiert eine Anwendung von einer möglichst großen Arbeitsfläche in der Vertikalen, ist von Ribbons ebenfalls abzusehen. Grade bei den aktuellen Breitbild-Monitorformaten, nimmt das relativ hohe Menüband einen nicht unbeträchtlichen Platz der wertvollen, freien Bildschirmfläche in y-Richtung in Anspruch.

Zusammenfassung und Lesetipps

Ribbons sind kein Allheilmittel. Falsch angewendet bereiten sie mehr Umstände als sie Nutzen bringen. Das Portal ExcelUser startete 2009, zwei Jahre nach Einführung des neuen Office, eine Umfrage zum neuen Design Konzept von Microsoft bezüglich der Arbeit mit Excel. Das Ergebnis war ernüchternd. Über 75% der als sehr erfahren eingestuften Befragten und knapp 60% der durchschnittlich erfahrenen Nutzer lehnten das Konzept ab. Im Schnitt gaben die Nutzer als Selbsteinschätzung an, ihre Produktivität sei seit Einführung der Ribbons um ca. 20% gesunken. Richtig angewendet bieten Ribbons durch ihre Strukturiertheit jedoch gerade für unerfahrene Benutzer viele Vorteile. Eine genaue Definition und eine Hilfe, für welche Programmarten Ribbons überhaupt geeignet sind, gibt Microsoft übrigens im entsprechenden, ausführlichen Artikel in der MSDN Library.

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